privatlivspolitik/gdpr


General Data Protection Regulation (GDPR)
Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU.
Hos Fotogalleriet er vores systemer og processer tilpasset efter Persondataforordningen (GDPR)
Herunder kan du læse mere om Fotogalleriets håndtering af personoplysninger m.v.

1. Oplysningernes oprindelse
Skole/institution:
Når skolen/institutionen bestiller Fotogalleriet til at tage billeder, modtager Fotogalleriet som udgangspunkt en fil med oplysninger om:
– Elevernes navne
– Klasse
– Evt. elevnummer fra skolens / institutionens administrationssystem
Hvis man som forælder, modtager en seddel der ikke er fortrykt med oplysninger, får Fotogalleriet oplysningerne fra forælderen/den person der udfylder sedlen.
Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail, samt oprette ordrer på lignende vis.
Gennemføres en ordre i webshoppen, vil oplysningerne blive tilrettet/tilføjet fra denne ordre.
2. Formål med behandling af oplysninger
Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældrer.
Fotogalleriet formidler, sælger eller udveksler aldrig personlige oplysninger til tredjepart.
3. Hjemmel til behandling af personoplysninger
Kunden/skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Fotogalleriet til at udføre fotograferingen.
Tilladelsen til portrætfotografering og behandling af personoplysninger gives på det underskrevne fotokort / fotoaftalen.
Ved skole- og institutionsfotografering fotograferes alle elever/børn til skolens/institutionens administrationssystem/arkiv. Tilladelsen til denne fotografering gives til Fotogalleriet af skolen/institutionen på samarbejdsaftalen mellem Fotogalleriet og skolen/institutionen, samt i databehandleraftalen.
4. Oplysningernes følsomhed
Skole/institution:
Almindelige persondata – herunder: Elevens navn, klassetrin. Telefon, Adresse og email bliver kun oplyst til Fotogalleriet, når der bliver gennemført/bestilt online i Fotogalleriets webshop af forælderen selv. Der kan også være koblet et portrætbillede til oplysningerne samt forefindes et elevnummer fra skolens interne arkiv.
5. Oplysning om registrerede data og om behandlingen af disse
Det fremgår af de udleverede fotokort / fotoaftalen, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Fotogalleriets hjemmeside: www.fotogalleriet.dk. Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i Fotogalleriets webshop.
6. Nødvendigheden af personoplysninger til formålet
Kunden/skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Fotogalleriet til at udføre fotograferingen.
Skoler:
Fotogalleriet bruger oplysningerne fra skolen for at kunne ajourføre skolens administrationssystemer/arkiver – dvs. portrætterne som Fotogalleriet er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager Fotogalleriet oplysningerne, før fotograferingen.
Også i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges personoplysningerne.
Institutioner:
Oplysningerne fra institutionen skal i nogen tilfældes bruges for, at Fotogalleriet kan ajourføre institutionens arkiver – dvs. portrætterne som Fotogalleriet er bestilt til at levere til institutionen. Derfor modtager Fotogalleriet oplysningerne, før fotograferingen.
Også i forbindelse med forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges personoplysningerne.
7. Sletning af personoplysninger og billeder.
Billeder taget på skoler og lignende, vil være disponible i webshoppen i minimum 1 år efter fotograferingen.
Oplysninger om køb gemmes i 5 år jævnfør regnskabsloven.
8. Personoplysningernes korrekthed og ajourføring
Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen.
9. Adgang til oplysningerne
Fotogalleriets administrative medarbejdere og fotografer, samt den underleverandør der driver fotografsystemet/webshoppen (Ecit A/S) for Fotogalleriet har adgang til oplysningerne. Underleverandørens brug af oplysningerne begrænser sig til support af Fotogalleriet vedrørende driften af fotografsystemet/webshoppen.
Underleverandørerne behandler i lighed med Fotogalleriet alle data i overensstemmelse med GDPR.
10. Lagring personoplysninger
Billeder og personoplysninger lagres internt på Fotogalleriets interne server, samt på fotografsystemet/webshoppen. Underleverandørernes brug af oplysningerne begrænser sig til support af Fotogalleriet vedrørende driften af fotografsystemet/webshoppen.
Underskrevne fotokort destrueres efter endt fotosæson.
11. Registreredes rettigheder
Kunden (forældre/værge) har ret til indsigt. De har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret vedrørende sig selv og deres barn (børn). Kontakt Fotogalleriet pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Kunden (forældre/værge) har ret til at anmode om at få personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
Retten til at slette data:
Kunden (forældre/værge) har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Fotogalleriet benytter, undtagen i følgende situationer:
– hvis der lavet en bestilling ved Fotogalleriet
– hvis der er en uafklaret sag mellem kunden og Fotogalleriet
– Hvis der er et økonomisk mellemværende med Fotogalleriet, uanset betalingsmåde
– Hvis der er foretaget et køb, beholder vi personoplysningerne i forbindelse med handlen af hensyn til regnskabsloven
Sletning af data:
Fotogalleriet tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vi altid alle forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder.
Kunden kan altid kontakte Fotogalleriet herom på info@ fotogalleriets.dk
Klager over håndtering af personoplysninger:
Hvis kunden mener, at Fotogalleriet håndterer personlige oplysninger på en ukorrekt måde, bedes kunden straks kontakte kundeservice på info@fotogalleriet.dk
Kunden har også mulighed for at klage til Datatilsynet.
12. Videregivelse af oplysninger
Som beskrevet i punkt 9 og 10 benytter Fotogalleriet sig af underleverandører til at drive fotografsystemet/webshop. Disse underleverandører behandler i lighed med Fotogalleriet alle data i overensstemmelse med GDPR.
Anonymiserede billedefiler billedbehandles hos en underdatabehandler.
13. Retsligt grundlag for videregivelse af oplysninger til inkasso
Inkassobureauet får oplysninger jf. Inkassoloven.
14. Videregivelse af oplysninger til andre
Personoplysninger og billeder videregives aldrig til andre end de i punkt 9, 10 og 12 nævnte underleverandører / underdata-behandlere.
Underleveranddørene / underdatabehandlerene benytter udelukkende oplysningerne til de formål der er nødvendige for samarbejdet i mellem Fotogalleriet og den enkelte underleverandør / underdatabehandler.
15. Overføring af oplysninger til lande udenfor EU/EØS
Bruges ikke hos Fotogalleriet.
16. Ophavsret m.v.
Lov om ophavsret regulerer forholdet mellem fotograf og kunde, og fastlægger parternes rettigheder. Fotografen må efter loven kun benytte bestilte portrætbilleder til offentlig gengivelse eller anden ophavsretlig beskyttet brug, hvis der er indgået aftale herom med kunden.
Digitale filer forbliver Fotogalleriets ejendom og udleveres kun til kunden ved forudgående aftale, og efter fuld betaling af udført arbejde.
I henhold til ophavsretsloven må kunden ikke selv lade fremstille kopier eller forstørrelser af de bestilte fotos – heller ikke til privat brug. Kopiering, forstørrelse og så videre kan derfor kun ske gennem fotografen.
Fotogalleriet garanterer for, at optagelserne nyder fuld beskyttelse i henhold til dansk og EU lovgivning, og garanterer samtidig, at originalmaterialet opbevares sikkert og under betryggende forhold i minimum 1 år hvorefter de slettes.